أصول وبروتوكول التصرفات السليمة في مكان العمل، وأشهر 7 أخطاء فيها

الإنطباع الأول يدوم، أغلبنا يعى هذه النقطة جيدًا، لكن ماذا لو كان هذا الإنطباع سيئًا؟ وماذا لو كان يؤثر على حياتنا المهنية كلها كذلك؟!

من هنا تأتى أهمية أصول وبروتوكول التصرفات السليمة في مكان العمل، لا لكونها قواعد تنظيمية تنظم صورة وأداء الموظفيين بين بعضهم البعض، ولكن لكونها أيضًا صاحبة التأثير الأكبر فى الإنطباع التى يتم أخذه عنك. إهمال واحدة من هذه البروتوكولات قد يتسبب فى تكوين صورة سيئة حول أدائك الوظيفي، أو ترك إنطباع سئ عن حياتك الشخصية، أو ربما خسارة عميل مستهدف أو الوظيفة نفسها.

تظن أن فى الأمر شيء من التهويل، اذن دعني أخذك فى رحلة حول أهمية أصول وبروتوكولات العمل وكيف يتم التصرف وفقًا لها.

ماهى أصول وبروتوكول التصرفات السليمة فى مكان العمل؟

يمكن وصف بروتوكولات العمل كونها مجموعة من الإرشادات التنظيمية، التى تحدد كيفية سير العمل واستمراره وفقًا لمجموعة من القواعدة المحددة. هذه القواعد يتم صياغتها وفقًا لمجموعة من العناصر:

•   طبيعة العمل ذاته

تؤثر طبيعة العمل على نوع القواعد المستخدمة في صياغة بروتوكولاته، فالعمل فى شركة صناعية تختلف عن العمل فى بنك، عنها فى العمل فى مجال السينما والمسرح؛  فالعامل في مصنع عليه أن يلتزم بزى محدد يحافظ على سلامته من التعرض للخطر، أما الموظف فى بنك، فعليه أن يلتزم بالملابس الرسمية التى تعكس صورة البنك الجادة وترسم صورة ذهنية جيدة عن العاملين فيه. هذا بخلاف الفنانين فى مجال السينما والمسرح بالطبع، فإرتباطهم بحضور المهرجانات والعروض الخاصة المختلفة، يلزمهم بإرتداء الملابس الفاخرة والوصول بطريقة فاخرة.

•   حجم الشركة التسويقي

حجم الشركة فى السوق وحجم موظفيها وطبيعة عملائها، يؤثر فى تنظيم أصول العمل والبروتوكولات المنظمة له. فالعمل فى شركة صغيرة لا يتعدد موظفيها 9 أفراد، لا يتطلب العديد من الإجراءات المعقدة عكس الشركات الكبرى. فالعمل مع عميل محلي عكس التعامل مع عميل أجنبي، قد يخالفك فى أسلوب التحية أو مرادفات الكلام أو فى الثقافة ذاتها.

•   التداخل بين الأقسام والمهام الوظيفية

كلما زاد حجم الشركة التسويقي، كلما تعددت المهام الوظيفية وتعقدت عمليات الربط بينها، لذلك تختلف هنا البروتوكولات المستخدمة لتنظيم عملية الإنتاج، وفقًا لطبيعة كل عمل، وصلاحياته؛ فطريقة مراسلة المدير للموظف تختلف عن الطريق التى يراسله هو فيها.

طبيعة تسلسل الصلاحيات وتنظيم المهام الموكلة كذلك، فلا يجوز لموظف فى المستوى المبتدئ أن يعترض عن صلاحيات أخر فى المستوى المتوسط أو الخبير، ولا يجوز أيضًا لعامل أن يلقى بمهامه الوظيفية إلى شخص أخر فى نفس صلاحياته دون تنظيم، ولا يجوز لرئيس قسم أن يقرر صرف حوافز مادية أو جزاءات دون الرجوع إلى قسم الموارد البشرية.

•   الظروف الإستثنائية

فى ظروف إستثنائية كالتى يتعرض لها العالم الآن خلال جائحة covid 19، تعرضت الشركات لأزمة كبرى بالمخاطرة بوقف العمل والإلتزام بالحجر المنزلى. لم يستغرق الأمر الكثير حتى وجدنا مجموعة من البروتوكولات الإستثنائية التى ساهمت فى الوصول إلى حل وسط يساعد فى استمرار عجلة الإنتاج مع عدم المخاطرة بصحة المواطنين، وهو إدارة العمل عن بعد وتنظيمه إلكترونيًا.

 كل هذه الأمثلة توضح طبيعة عمل أصول وبروتوكولات التصرفات السليمة فى مكان العمل وأهميتها، فهى تساعد فى:

1. خلق بيئة عمل يرعاها النظام والإحترام بين العاملين فيها.
2. سير العملية الإنتاجية بسلاسة ومرونة وفقًا لمجموعة القواعد المحددة سلفًا.
3. معرفة صلاحيات العاملين في الشركة وتنظيمها.
4. خلق قواعد منظمة لعملية الثواب والعقاب يتفق عليها الجميع.
5. ترسم صورة ذهنية إيجابية للعاملين وللصورة الاعتبارية للشركة ذاتها.
6. تساعد فى تفادى المشكلات التى قد تحدث بسبب العشوائية أو عدم تنظيم.
7. تساهم فى إيجاد حلول أكثر مرونة فى المواقف الطارئة أو الإستثنائية.

أشهر 7 أخطاء  يمارسها الموظفون خارج أصول وبروتوكول العمل

مع وجود أصول وبروتوكولات منظمة للعمل فى أغلب الشركات المحترفة، إلا إن هناك الكثير من ما يتجاهلها أو لا يعى تأثيرها الكبير. فالشركات تعج بالعديد من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الموظفين دون اهتمام كـ:

1)   التحدث في الهاتف أو من خلال مكبر الصوت

يتجاهل البعض القواعد الموضحة بالإمتناع عن الرد على الهاتف خلال وقت العمل الرسمى، بل أن البعض يراها  تحتوى على بعض من التعسف؛ فالرد لن يستغرق غير دقائق محدودة! لكن ماذا لو كانت هذه الدقائق المحدودة احتوت على خبر سيء بالنسبة لك؟ هل تثق إن هذه الدقائق لن تؤثر على إنتاجيتك لباقى اليوم؟

ماذا لو كان هناك عميل مهم يحتاجك فى هذه اللحظة ومكالمتك أدت إلى تأخيره؟

ماذا لو كانت هذا الدقائق المحدودة تسببت فى تشتيت موظف آخر أو ضياع فكرة عبقرية كانت فى طور التطوير؟

ماذا لو تسببت بدون قصد فى فتح مكبر الصوت وقم المتصل بقذف أحدهم أو سب الشركة التي تعمل بها أو أى من المواقف المشابهة؟ هل تضمن أن تحتفظ بوظيفتك فى هذا اليوم؟ هل تضمن آلا يسمع هذه المحادثة أى من العملاء المتواجدين؟

كل هذه  الأمثلة ماهى إلا مجموعة من الحوادث البسيطة التي قد تحصل بسبب استخدامك للهاتف فى بيئة العمل، والتى لم تضعها بروتوكولات العمل عبثًا أو تعسفًا، بل-صدق أو لا تصدق-  للحفاظ على وظيفتك.

2)   استخدام نبرة صوت غير لائقة

تضع بيئة العمل مجموعة من القواعد المحددة لطبيعة نبرة الصوت، وعادة ما تكون رسمية أو شبه رسمية. أما نبرات الأصوات التى تحتمل نوع من السخرية أو تعكس عنصرية أو نوايا غير لائقة، فهى مرفوضة رفضًا تامًا فى بيئات العمل الإحترافية.

3)   التأخر عن المواعيد المحددة

تمثل المواعيد الرسمية العدو الأكبر لجميع ، وبالرغم من أن البعض اعتاد على الإلتزام بها تلقائيًا، إلا إن هناك قطاع كبير من العاملين يلتزمون خلال الشهور الأولى فقط من عملهم، ثم سرعان ما يبدأ التخبط فى الإلتزام بهذه المواعيد.

هذا التخبط لا يقتصر تأثيره على الموظف فقط، بل أن الأمر يتسبب فى تأخير غيره من العاملين، كون المهام الوظيفية الآن أصبحت أكثر إرتباطًا وتعقدًا عما قبل. لذلك تساهم الأصول والبروتوكولات على وضع الجزاءات المنظمة لبيئة العمل، بحيث يتم محاسبة الموظف فى حالة تأخره عن مواعيد عمله الرسمية، أو تسبب تأخيره هذا فى تعطيل سير العمل.

اعرف المزيد عن مهارة إدارة الوقت من خلال مقال أهمية إدارة الوقت في مجال العمل وأهم  7 استراتيجيات ناجحة فيه.

4)   المصافحة الزائدة عن الحد

تعد المصافحات الزائدة عن الحد وخاصة فى وطننا العربى خرق واضح لبروتوكولات العمل؛ فالمصافحات تتم فى حدود متعارف عليها ومنظمة، أم خارج هذا فيتم التعامل معها كونها نوع من الألفة الغير مرغوب فيها والتى تضر بصورة العامل والشركة على حد سواء.

5)   مقاطعة المتحدث

إجتماعات العمل عادة ما لا تخلو من المناقشات التى ترعاها إختلاف وجهات النظر، لذلك تجد أغلب الحاضرين يسرع فى الدفاع عن وجهة نظر؛ إنتصارًا لرأيه لا للمصلحة العامة من النقاش.  

سلوك كهذا لن يتسبب فى تحويل الإجتماعات إلى حلقة من الجدال الغير مجدى فحسب، بل سيحولها إلى حلقة صراع يقاطع أفرادها بعضهم البعض، مما يؤدى إلى خسارة العديد من الأفكار الناجحة التى كان من الممكن أن تغير مسار الشركة والعاملين فيها كذلك.

لذلك من أهم قواعد بروتوكولات العمل عند إجراء الإجتماعات أو المناقشات الجانبية، هو الحرص على منح المتحدث الوقت الكافي لعرض أفكاره، دون الضغط عليه لإنهاء حديثه أو مقاطعته حينها.

تعلم المزيد عن مهارة التحدث والإستماع مع الأخرين من خلال مقال: طريقك نحو تنمية مهارات التواصل وإتقان فن التحدث مع الآخرين

6)   إستقبال أشخاص من خارج العمل

هذه النقطة لا تحتاج إلى الاستفاضة فى شرحها، فإذا سمحت الشركة بإستقبال أشخاص من خارج العمل، سرعان ما ستجدها تحولت إلى مقهى مفتوح لإستقبال الزبائن. ولا داعي لشرح كيف سيؤثر هذا على تركيز الموظفين وانتباههم، بالإضافة إلى الصورة الذهنية الخاصة بالشركة في أعين العملاء.

7)   الظهور بمظهر غير لائق

المظهر المهندم واللائق هو المرآة العاكسة للموظف المحترف، فالعين ترى أولًا وهي المؤثر الأول فى خلق الانطباعات شئنا أم أبينا. فظهورك بمظهر غير مهندم أو غير متناسق الألوان أو غير ملائم لطبيعة العمل، سيكون إنطباع حولك كونك شخص غير محترف ولا تكترث بالمرة.

هذه الأخطاء هى الأكثر شيوعًا نعم، لكنها لا تنتهى هنا؛ فأصول وبروتوكولات التصرفات السليمة فى بيئات العمل متشعبة، وتتعقد أكثر بتطور العمل ذاته. فإذا كنت تنوى التطور فى وظيفتك والحصول على مسمى اكبر بمهام وعملاء أكثر تشعبًا، ننصحك باللجوء إلى كورس الإتيكيت وبروتوكول العمل على منصتنا الإلكترونية، فهو سيساعدك فى وضع أولى خطواتك نحو التقدم.