كل ما ترغب في معرفته عن مزايا وعيوب شركات الـ  Outsourcing

تتغير أنماط العمل في وقتنا الحالي بحيث لم يعد من الضروري أن تمتلك مبنى ضخم يعج بالموظفين، حتى تدير أعمال ضخمة، بل أصبح من الممكن الآن أن تمتلك شقة أو مكتب صغير بعدد محدود من الموظفين، وتكون قادر في نفس الوقت على إدارة مشاريعك المنتشرة حول العالم. كيف؟! من خلال الاستعانة بشركات الـ Outsourcing!

ما المقصود بشركات الـ Outsourcing؟ 

هل واجهتك يومًا مشكلة في العمل تتعلق بعدم قدرتك على الانتهاء من كل المهام الموكلة لك، فقمت بالاستعانة بزميل على نفس القدر من الكفاءة لينهيها بالوقت والكفاءة المطلوبة، كمساعدة ودية منه، لكن من وجهة نظر الإدارة أنت من قمت بهذه المهام لا هو! 

حسنًا هذا ما تقوم به شركات الـ Outsourcing مع اختلاف طفيف، دعني أوضحه لك. 

تٌعرف شركات الـ Outsourcing بكونها شركات يعهد إليها كطرف ثالث في تقديم خدمات استئجار القوى والأفراد والعمالة اللازمة للعمل، بالإضافة إلى توفير الأساليب التقنية والخدمات والأجهزة والدعم اللازم؛ بحيث تساعد هذه الشركات أصحاب المشاريع الكبرى والمعقدة على أداء مهامها بدون أن تتأثر إنتاجيتها بعدد الموظفين أو الكفاءة المتاحة أو حتى التسهيلات التقنية أو الجغرافية. 

بالتطبيق على المثال السابق، سنلاحظ هنا أن شركات Outsourcing تتشابه في آلية عملها مع ما يقوم بها زميلك في العمل، إلا إن مساندتها هذه لا تتم بدون مقابل مادي مناسب، كما تتم من خلال الاستعانة بأطراف خارجية لا علاقة للشركة من الداخل بها. 

إذن ما وجه المساعدة الذي تقدمها شركات الـ Outsourcing لأصحاب المشاريع؟ 

لشرح الخدمات التي تقدمها شركات Outsourcing دعنا نوضح ذلك ببعض الأمثلة بسيطة من داخل بيئات العمل، فمثلًا: 

نحن نعيش في عالم سريع التطور من حيث التقنية، وكل يوم تواجه الشركات أزمات تتعلق بإدارة عملها بطريقة تجعلها من ناحية تؤدي مهامها الروتينية المعتادة، ومن ناحية تمتلك الوقت لتأهيل وتطوير مهارات الموظفين، ومع صعوبة تحقيق هذه في الوقت نفسه بالقدر الكافي تحتاج الشركة إلى مهارات عالية الكفاءة من حين وأخر لتؤدي لها عملها بنفس الجودة فماذا تفعل؟! 

شركة كبيرة ترغب في تطوير عملها وتوسيعه في الوقت الحالي، لكنها في نفس الوقت لا تمتلك رفاهية الانتظار حتى يتم بناء مبنى جديد وتوظيف موظفين جدد وتدريبهم وتطويرهم حتى يندمجوا في بيئة العمل سريعًا؟ ماذا تفعل؟!

شركة ناشئة ترغب في النمو في مجال بيع الخدمات التقنية كتصميم التطبيقات أو الأنظمة المختلفة، وبرغم نجاحها في توسيع دائرة عملائها، إلا إنها تخسر كثيرًا بسبب عدم قدرتها على تغطية طلبات العملاء أو علاج مشاكلهم أو متابعة ما بعد البيع معهم بسبب صغر حجم الفريق، بالإضافة إلى ضعف مهاراتهم الاتصالية والبيعية كذلك. ماذا تفعل؟ 

صاحب متجر إلكتروني يرغب في تطوير موقعه وزيادة زواره بطريقة مجانية بدلًا من الاعتماد على الإعلانات الممولة، لكن لكي يقوم بذلك عليه بالاستعانة ببعض من كتاب المحتوى المتخصصين، في كتاب محتوى مهيئ لمحركات البحث، بالإضافة إلى متخصصين seo خبراء في ذلك، لكن فريقه لا يضم هكذا كفاءات، ولا يمتلك المكان المناسب ليوظفهم فيه كذلك، ماذا يفعل؟! 

شركة تبحث عن عمال متخصصين في أداء وظائف معينة، لكنها في نفس الوقت لا تمتلك الوقت الكافي للقيام بمقابلات شخصية أو تدريب المتقدمين ووضعهم في فترة الاختبار، ماذا تفعل؟

شركة تمتلك عدد ضخم من الفروع والقطاعات، بحيث يصبح متابعة كل هؤلاء الموظفين ومراقبة وتقييم أدائهم والعمل على تنظيم ملفاتهم الوظيفية من قبل قسم موارد بشرية واحد أمر معقد للغاية بل أحيانًا ما يقترب للمستحيل، ماذا تفعل؟ 

أمثلة كثيرة لا حصر له للمشاكل التي قد تواجه أصحاب الأعمال في الوقت الحالي، ولاسيما مع تضخم العرض والطلب، لكن مع وجود شركات Outsourcing تصبح هذه المشاكل ذكرى من الماضي؛ فالشركات تستطيع التمتع بخدمات الـ Outsourcing والتي تتنوع ما بين: 

1. خدمات التوظيف 
2. خدمات التدريب 
3. خدمات الحراسة والأمن
4. خدمات الدعم والصيانة 
5. خدمات دعم العملاء 
6. خدمات الموارد البشرية 
7. الخدمات إدارية 
8. خدمات كتابة المحتوى 
9. خدمات التصنيع 
10. خدمات تقنية 
11. خدمات لوجستية 
12. خدمات إنتاجية 
13. خدمات هندسية. 
14. خدمات محاسبية 
15. خدمات مالية.

لا تقتصر خدمات شركات الـ Outsourcing عند هذا الحد، بل تتنوع لتشمل أي من المهام التي تلجأ المؤسسات فيها إليها كطرف ثالث ينوب عنها في أداء المهام، لكن قبل التطرق إلى مميزات وعيوب هذه الخدمات دعنا نوضح أولًا متي وكيف تلجأ الشركات الاحترافية إلى خدمات الـ Outsourcing؟ 

متى تلجأ الشركات الاحترافية إلى خدمات الـ Outsourcing؟

تلجأ الشركات الاحترافية إلى خدمات الـ Outsourcing عندما يواجهها مشاكل تتعلق: 

1. عدم وجود العمالة الكافية لتأدية بعضًا من المهام. 
2. عدم تحلى الموظفين بالمهارات اللازمة المطلوبة.
3.   ضعف الإمكانيات التقنية المتاحة.
4. عدم رغبة المؤسسة في التوسع الأفقي بالشكل الذي يعرضها لمزيد من الضرائب والرسوم الحكومية. 
5. تعقد مهام المؤسسة داخليًا بحيث يصعب إدارتها بشكل مباشر بدون ارتكاب أي أخطاء داخلية.
6. حاجة المؤسسة إلى قوى عاملة خارجية تستطيع مساعدتها في خطط النمو بنفس الكفاءة والقوى. 
7. رغبة المؤسسة في توظيف عمالة مهنية أرخص. 
8. قيام الشركات بمشاريع مؤقته لا تحتاج معها إلى إنشاء أقسام خاصة أو فروع ستنتهي مهمتها بنهاية المشروع. 
9. مواكبة العرض والطلب المستمر في السوق الحالي بدون أن يؤثر ذلك على مستوى تقديم الدعم الفني للعملاء بالإضافة إلى خدمات ما بعد البيع سواء من صيانة أو تصليحات. 

بالنظر إلى الأسباب السابقة، تستطيع أن ترى لماذا شركات الـ Outsourcing تعد نشاطًا مستقلًا ومشروع مربح حاليًا، فالشركات لا تتوقف على النمو، والعملاء لا يتوقفون على الطلب، مع ذلك فاللجوء إلى هذه الشركات يعد مقامرة محفوفة بالمخاطر، فبجانب مميزاتها وعيوبها التي سنتحدث عنها لاحقًا في هذا المقال، إلا إن اللجوء إليها لا يجب أن يتم إلا إذا تأكدت المؤسسة من مراجعة جميع النقاط الآتية بالتفصيل: 

1. قبل أن تفكر في اللجوء إلى شركات Outsourcing لمساعدتك في تقديم خدماتك، فكر أولًا ما الشيء الأساسي الذي تبرع فيه شركتك وما الذي يتمكن موظفيك من منحك إياه بكل احترافية وجودة ممكنة، فإذا تمكنت من تقسيم نشاطك على مهام رئيسية يبرع فيه فريقك، ومهام فرعية تحتاج إلى تحسين، فلا تسلب فريقك ما يجيدون فعلًا به، وقم بتمرير المهام الفرعية هذه إلى شركات Outsourcing. 
2. من المهم قبل اللجوء إلى شركات الـ Outsourcing أن تفكر جيدًا فيما يتعلق بالميزانية المتاحة، فنعم توظيف عمالة من هذه الشركات ليس مكلفًا بنفس القدر عندما تقوم به أنت، لكنها تتطلب مقابل مادي مجزي أيضًا، لذلك قبل أن تفكر في جعل شركتك تعتمد على هذه الشركات كمصدر دائم يمكن الاعتماد عليه، عليك أن تتأكد أنك تمتلك الميزانية المتاحة لتغطية هذه النفقات على الدوام. 
3. يجب أن تهتم أيضًا عند الاستعانة بشركات Outsourcing أن فرق التوقيت قد يمثل عائقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بالتواصل وتسليم المهام، لذلك قبل الاستعانة بخدمات شركات Outsourcing يجب أن تختار جهة يتناسب عملها مع الجدول الزمني الخاص بك، بحيث يسهل عليكم التواصل فيما يتعلق بتقديم الخدمات وتعديلها. 
4. من المهم أيضًا عن اللجوء إلى شركات الـ Outsourcing أن تضع في تفكيرك التكلفة المهنية التي ستقع عند اللجوء إلى خدمات موظفين أخريين بدلًا من التركيز على تطوير وتدريب موظفيك؛ فإذا قررت هذه الشركات وقف تعاملاتها معك في أي يوم، ستخاطر حينها بالرجوع خطوات إلى الوراء إذا استعنت بموظفيك بنفس مستوى المهارات دون تطويرها. 
5. فكر أيضًا قبل اللجوء إلى شركات الـ Outsourcing بالطريقة التي سيتم إدارة جودة المنتجات أو الخدمات التي سيقومون بتقديمها لمؤسستك بالإضافة إلى خصوصية وسرية البيانات المتداولة معهم. 
6. من المهم أيضًأ أن تكون كافة معاملاتك الإدارية أو المالية مع شركات الـ Outsourcing موثقة ويرعاها وثيقة خدمة قانونية، بحيث تنسق هذه الوثيقة كل من طريقة عمل هذه الشركات، طرقة تسليم المهام، خصوصية وسرية البيانات، اتفاقية عدم الإفشاء، شرح لما يقومون به من بيانات، حقوق وواجبات جميع الأطراف، كيفية حل النزاعات إذا وجدت، بالإضافة إلى شروط الدفع وآلية القيام به والامتثال إلى القوانين والتشريعات التنظيمية كذلك.
7. قبل أن تقوم بالاستعانة بخدمات شركات Outsourcing، عليك أولًا أن تقوم بالأبحاث الكافية حول الشركات المتاحة وسمعتها وأسلوب عملها، بحيث تتأكد من هذه المؤسسة تتبع ميثاق العمل الأخلاقي في التعامل، وتحظى بسمعة جيدة في السوق، بالإضافة إلى الاهتمام بالجودة قبل التوقيت السريع أو كسب المال. 

بعد التفكير في المعطيات السابقة، يمكنك أن تلجأ إلى شركات الـ Outsourcing بسهولة، لكن أولًا عليك بالتفكير بكافة مميزات وعيوب الاستعانة بخدماتها، بحيث تتمكن من تعظيم الفوائد وتقليص السلبيات إلى أقل حد ممكن كالآتي: 

مميزات الاستعانة بشركات الـ Outsourcing 

1. تساعد شركات الـ Outsourcing أصحاب الشركات من رفع كفاءة العمل الخاص بهم، وذلك بتعظيم عملية الإنتاج بدون أن يتأثر ذلك بعدد فريق العمل الداخلي أو إمكانياتهم التقنية أو الشخصية. 
2. تساعد شركات Outsourcing أصحاب الشركات على تقليل الميزانية المتاحة للمصاريف الإدارية وذلك كون الاستعانة بخدمات الأولى غالبًا ما يكون منخفض للغاية ولا يقترب من تكلفة توظيف العمالة في نفس البلد.
3. من خلال الاستعانة بخدمات شركات Outsourcing، تتمكن الشركات الرئيسية من التركيز على مهامها الرئيسية بدون التشتت من أي مشاكل فرعية أو عمليات قد تعيقها عن الهدف الأساسي المنشود. 
4. من مميزات الاستعانة بشركات الـ Outsourcing المساعدة في تحسين جودة الخدمات المقدمة للعملاء، وذلك بتوفيرها في الوقت المناسب بالجودة المناسبة، بالإضافة إلى المتابعة المستمرة معهم كذلك. 
5. من مميزات شركات الـ Outsourcing أيضًا أن من خلالها يمكن للشركة الام أن تستعين بمصادر وموارد إضافية لم تكن تستطيع الوصول إليها إذا اعتمدت على مصادرها المحدودة. 
6. بالتعاون مع شركات Outsourcing تمتلك المؤسسة الأم قوة إضافية متعلقة بالقدرة على التنافس الفعال، إذا تمتلك شبكة موردين إضافية تجعلها الأقدر على تغطية متطلبات السوق بكفاءة وفعالية أيضًا. 
7. تساعد شركات الـ Outsourcing المؤسسات في تدعيم علاقتها مع العملاء وذلك لأن أغلب هذه الشركات تكون متخصصة في خدمة العملاء وتقديم خدمات ما قبل وما بعد البيع.  
8.  من مميزات شركات الـ Outsourcing أيضًا أن أشبه بخطة احتياطية بديلة يمكن اللجوء إليها في وقت الأزمات لتجنب التعرض لعواقب مالية أو مشاكل تتعلق بسمعة العلامة التجارية أو جودة ما تقدمه. 
9. تساعد شركات Outsourcing أيضًا المتعاملون معها وذلك من خلال تقديم الدعم الفني والتقني اللازم والذي بدوره يقلل من تراكم المهام على الشركة الأم أو تعقد طريقة إدارتها. 

سلبيات الاستعانة بشركات الـ Outsourcing 

1. لجؤك إلى شركات الـ Outsourcing هو أشبه باعتراف ضمني أن فريقك لا يمتلك المهارة الكافية لتأدية هذا النوع من الأعمال، لذلك بدلًا من أن تقوم هذه الشركات بخدمتك لتطوير أعمالك، قد تساهم في تقليل ثقة الفريق بأنفسهم والمستوى الذي تنظر الإدارة به إليهم. 
2. من السلبيات الشائعة عند التعامل مع شركات الـ Outsourcing أن بعضًا منها لا يراعى المواثيق الأخلاقية المتعلقة بالعمل، إذا يقوم بعضًا منهم على تشغيل الأطفال القصر، والبعض منهم يقوم بجعل الموظف يعمل لأكثر من 12 ساعة عمل متواصلة، فبجانب الضرر المتعلقة بالناحية الأخلاقية، إلا أن أي ارتباط بين اسم علامتك التجارية وبعض هذه الشركات المشبوه، سيضر اسم علامتك التجارية كذلك.
3. الاستعانة بخدمات شركات الـ Outsourcing قد يكون مهلكًا للميزانية الخاصة بالمؤسسة وخاصة إذا كانت الشركة تهتم بتقديم المنتجات بأسرع وقت قبل أن تفكر في مستوى الجودة، وبدلًا من أن تساعدك شركات Outsourcing في جلب مزيد من العملاء، سينتج عن رداءة منتجاتها خسارة العملاء الذين تمتلكهم بالفعل. 
4. بالاستعانة بشركات الـ Outsourcing أن تخاطر بسرية وخصوصية المعلومات والبيانات التي تمتلكها وخاصة إذا كانت الخدمات التي تطلبها هي خدمات تقنية أو خدمات متعلقة بالإدارة وتنظيم هيكل العمل. فإذا نجح المنافس في شراء ذمة العاملون في هذه الشركات، حينها ستعرض جميع أسرارك للكشف بأقذر الطرق وأكثرها خباثة وقلة شرف.
5. من سلبيات الاستعانة بخدمات شركات الـ Outsourcing هو فرق التوقيت الذي يجعل من عملية التواصل الفعال مشكلة لابد منها، خاصة في أوقات الطوارئ التي لا يحتمل معها أي تأخير أو انتظار.
6. عند الاستعانة بشركات الـ Outsourcing فأنت تواجه صعوبة في عملية الإدارة عن بعد وخاصة في حالة اختلاف نموذج العمل في الشركتين. 
7.  من المشاكل التي تواجه المؤسسات عند الاستعانة بشركات الـ Outsourcing هو الترجمة، إذا غالبًا ما تكون الثقافات مختلفة، بحيث يصعب فهم جميع الأطراف بطريقة سليمة 100% حتى ولو تم الاستعانة بمترجمين محترفين، إذا تحتاج الكثير من المهام إلى توضيح إضافي حتى بعد شرحها بطريقة سلسة. 
8. بالاستعانة بخدمات شركات الـ Outsourcing فأنت تخاطر بمستوى الجودة المطلوب إذا تفتقر هذه الشركات إلى إدارة مستقلة لمراقبة الجودة مما يجعلها تهتم بسرعة تسليم المهام بدون منح جودة الخدمات الأولوية في هذه المرحلة. 
9. بعض من شركات الـ Outsourcing تكون غير قانونية مما يعرضك لخطر التعرض للنصب والاحتيال لذلك قبل أن تبادر في عقد اتفاق مسبق معهم ولاسيما إذا كان ماليًا تأكد أولا من قانونية كافة التعاملات وسلامتها. 

مع ذلك، فإن التعامل مع شركات الـ Outsourcing لا يتم وضعه بين كفتي المميزات والسلبيات بنظرة قاصرة، بل لكل مؤسسة نموذج العمل الخاصة بها الذي يمكن تطويره بحيث يندمج مع مميزات شركات الـ Outsourcing ويجعلها تتماشى مع أهداف المؤسسة وخططها للتطوير. 

كل ما عليك فعله لتجنب سلبيات شركات الـ Outsourcing أن تقوم بعقد اتفاقية مستوى الخدمة مع الأطراف المعنية، بحيث تحافظ على بيانات المؤسسة والعملاء بسلام، وفي نفس الوقت تثق في مستوى الجودة والخدمة المقدمة، 

إذا رغبت في معرفة المزيد عن طرق الإدارة الاحترافية للمؤسسات والتواصل الفعال مع فريق العمل، يمكنك زيارة قسم الإدارة التابع لأكاديمية إعمل بيزنس، والذي سيساعدك بدوره على تعلم كل ما يتعلق بإستراتيجيات إدارة العمل عن بعد وحل النزاعات وصولًا إلى طرق إدارة المناقصات والتغيير المؤسسي كذلك.