ما الأوراق المطلوبة للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

طبقًا للرؤية المصرية المستقبلية لعام 2030 وخطة مصر نحو تحقيق التنمية المستدامة الكاملة، صدر قرار وزاري لعام 2020 بإلزام المجتمع الضريبي بتطبيق ما يعرف باسم منظومة الفاتورة الإلكترونية الكاملة، ولكون القرار طٌبق في مراحله الأولى على عدد محدود من الشركات الكبرى، لم يهتم به الكثير من أصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة، لكن كوننا الآن في المرحلة الخامسة من تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، فمن يعرف ربما تكون أنت في الشريحة المستهدفة الجديدة!

الأمر لا يدعو للذعر ولاسيما لأصحاب المشاريع الصغيرة، فنحن نعرف أن وجود نظام جديد عليك ربما يدفعك قليلًا للخوف من ارتكاب أي خطأ، كما أنك لو كنت جديدًا في دخول عالم الأعمال بشكل عام، فهذا الكم من المصطلحات الضريبية والمعاملات الورقية قد يدفعك للذعر وتجنب دخول هذه الدوامة من الأساس، لكن لهذا نحن هنا؛ فمن خلال مقالنا هذا، سنأخذ بيدك خطوة بخطوة نحو تمهيد الطريق نحو الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية، بحيث تعرف بالتفصيل كل من:

• ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية وما هي أهميتها؟
• ما هي خصائص الفاتورة الإلكترونية؟
• هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية؟
• ما هي الأوراق المطلوبة للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية
• ماهي خطوات التسجيل على نظام الفاتورة الإلكترونية

ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟ وما هى اهميتها؟

تعرف الفاتورة الإلكترونية بكونها مستند رقمي يتم فيها إثبات كافة المعاملات الشرائية والبيعية من سلع وخدمات، وفيه يتم تسجيل كل معاملة  بمجرد وقوعها والتوقيع عليها إلكترونيا من قبل الممول ومراجعتها لحظيًا من قبل مصلحة الضرائب، وذلك كله من خلال منظومة متكاملة لإدارة الفواتير الإلكترونية بسهولة.

تأتى الفاتورة الإلكترونية كخطوة جادة في عملية الإستعداد للمستقبل الرقمي، بحيث تخطط منظومة الضرائب المصرية إلى تحويل كافة المعاملات المالية إلى إلكترونية في القريب العاجل، مما يساعد في دعم خطة التطوير الخاصة بعام 2030م من جهة، وتواكب التغيرات الجارية في مجتمع التعاملات التجارية الرقمي من جهة أخرى.

ما هي أهمية الفاتورة الإلكترونية؟

تكمن أهمية منظومة الفاتورة الإلكترونية في كونها أداة تحقق المعادلة الصعبة لراحة جميع الأطراف؛ فمن جهة تحقق الفاتورة الإلكترونية لمصلحة الضرائب الفوائد الآتية:

1. تسهل من عملية تسجيل المعاملات الضريبية وتسرع من وتيرتها.
2. تساعد منظمة الضرائب على مواكبة التغيرات الرقمية في سوق العمل.
3. تساعد على القضاء على الأسواق الموازية والاقتصاديات الغير رسمية والمتهربة من التسجيل في الضرائب.
4. سرعة إكتشاف الأخطاء بمجرد وقوعها وتجنب حالات التلاعب الضريبي أو التزوير.
5. تحقيق مبدأ تكافؤ الفرص بين الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبرى.
6. كشف المعاملات المالية الوهمية والقبض على مرتكبيها.
7. سهولة التحقق من صحة البيانات وتوثيقها لحظة بلحظة.
8. توحيد شكل المعاملات الضريبية في صورة واحدة وتنظيم الإجراءات المعمول بها فيها.

ومن جهة الممول أو المفوض أو التاجر، تحقق له منظومة الفاتورة الإلكترونية الفوائد الآتية:

• على المدى القصير:

1. يساعد العمل على منظومة الفاتورة الإلكترونية على تحسين المركز الضريبي للعاملين بها، وذلك من خلال وصف الشركة أو المؤسسة بكونها شركة ذات مخاطر ضريبية منخفضة.
2. تساعد منظومة العمل على الفاتورة الإلكترونية أصحاب المشاريع من سهولة التدقيق في البيانات التي يتم إدخالها وتصحيحها قبل التعرض لأي مسائلة قانونية.
3. تساعد الفاتورة الإلكترونية أصحاب المشاريع في توفير الوقت والمجهود المبذول في مراجعة الفواتير الورقية والتدقيق فيها وتسجيلها.
4. تسهيل العمل على المحاسب القانوني في مراجعة المعاملات المالية للشركة.
5. تسهيل إجراءات التسوية بين الشركات
6. تسهيل عمل التقارير المالية ومراجعتها وعرضها على أصحاب القرار والإدارات المختلفة بكل سهولة ويسر.

• على المدى البعيد:

1. تساعد منظومة الفاتورة الإلكترونية أصحابها على تخفيف العبء الإداري الناتج على مراجعة الفواتير الورقية وأرشفتها.
2. تساعد الفاتورة الإلكترونية في التسهيل في عملية تقديم الإقرارات الضريبية بكل سهولة.
3. تساعد الفاتورة الإلكترونية في تسهيل إجراءات رد الضريبة على القيمة المضافة.
4. تقلل الفاتورة الإلكترونية من عمليات الفحص المتكررة من مصلحة الضرائب وذلك لأن عملية الفحص أصبحت رقمية ويكمن القيام بها عن بعد فى أى لحظة.
5. تساعد منظومة الفاتورة الإلكترونية أصحاب المشاريع على تسهيل الإجراءات المعمول بها مع مصلحة الضرائب وتجنب الوقوع في أي خطأ بشري قد يعرضها للمساءلة القانونية المحتملة.
6. سهولة القيام بالأعمال الروتينية وخاصة المتعلقة بإجراءات استيفاء الفواتير.

لكي تتمكن منظومة الفاتورة الإلكترونية من تحقيق جميع هذه الفوائد على الصعيدين -الممول ومصلحة الجمارك-كان على هذا النظام أن يشتمل على مجموعة من الخصائص المميزة والتي تجعله من جهة أسهل على من مستخدميه، ومن جهة أخرى دقيق وغير قابل للتلاعب، فوجد ما يعرف بخصائص الفاتورة الإلكترونية، والتي سنناقشها بالتفصيل خلال السطور التالية:

ما هي خصائص الفاتورة الإلكترونية؟

للفاتورة الإلكترونية مجموعة من الخصائص المميزة والتي تجعلها الأفضل للمرحلة القادمة من التغير المالي والرقمي، وهذه الخصائص تتنوع ما بين

1. شكل ومضمون موحد للفاتورة الإلكترونية

تتربع هذه الخاصية في مقدمة الخصائص التي تتميز بها الفاتورة الإلكترونية الحديثة، وذلك لأهميتها في السيطرة على سوق التعاملات الغير رسمية والوهمية كذلك؛ فمن خلال وجود شكل موحد للفاتورة الإلكترونية ومحتوى لا يقبل التغير بداخلها، سٌهل السيطرة على عمليات الاحتيال والتهرب الضريبي والتلاعب في الأرقام لصالح المؤسسة.

تساعد خاصية توحيد وشكل مضمون الفاتورة الإلكترونية أيضًا في تسهيل المعاملات المالية بين الشركات وبعضها البعض؛ فوجود شكل موحد سيسهل من عملية التدقيق وتبادل المعلومات وكذلك فمهما بالطريقة الصحيحة وتجنب الوقوع في أي ملبسات أو سوء فهم محتمل.

سهلت عملية توحيد شكل ومضمون الفاتورة الإلكترونية أيضًا من انضمام المشاريع الصغيرة والمتوسطة لعالم الاقتصاد الرسمي؛ فنتيجة لتوحيد الطريقة التي يتم التعامل بها مع مصلحة الضرائب، لن تواجه هذه الأنشطة مشكلة في عمليات التطور والنمو، فالطريقة التي كانت تمارسها هي هي التي ستستمر في تطبيقها مع نمو نشاطها كذلك.

2. توقيع إلكتروني

تتميز الفواتير الإلكترونية بخاصية التوقيع الإلكتروني، وهو توقيع ملزم قانونيًا يتم به ربط البيانات ببعضها البعض بشكل آمن، بحيث يتم عرضها وإجراء المعاملات فيها بشكل سلس وخاص.

يتميز التوقيع الإلكتروني بكونه غير قابل للنسخ، مشفر بحيث يتم حماية البيانات التي يمتلكها صاحبه، بالإضافة إلى صعوبة الطعن فيه وكذلك رفضه إذا كثير من المؤسسات تعترف به كونه توقيع قانوني لا غبار عليه.

تقدم منظومة الفاتورة الإلكترونية المصرية ميزة التوقيع الإلكتروني على المعاملات التي تتم بها، وذلك بتوفير خدماتها من خلال شركتين هم:

• شركة مصر للمقاصة
• شركة ايجيبت تراست Egypt Trust

 وكلا الشركتين تابعين لھیئة التنمية الصناعة لتكنولوجيا المعلومات ITIDA التابعة لوزارة الاتصالات المصرية

3. تكويد موحد للسلع والخدمات

يٌعرف نظام تكويد السلع والخدمات، بكونه النظام الذى على أساسه يتم منح كل منتج رمز تكويدي فريد، بحيث لا يتكرر مع غيره من أى منتج أخر على مستوى العالم، وهو في ذلك يتم تصنيفه طبقًا لنظام (GPC)  وهو اختصار لـ Global Product Classification.

في منظومة الفاتورة الإلكترونية يتم الدمج بين النظام العالمي للتكويد وبين النظام المصري لتكويد السلع والخدمات من خلال 4 مراحل:

• بأن يسبق كود السلع أو الخدمة حرفي EG لدلالة على أن التكويد تابع للإدارة المصرية.
• يتبع هذين الحرفين أرقام السجل الضريبي التسع الخاصة بالممول والمسجلة في مصلحة الضرائب المصرية.
• ثم بعدها يتم كتابة التكويد الخاص بالمنتج أو السلعة.
• يتم ربط التكويد المصري بالتكويد العالمي للسلع والخدمات، بحيث يتم إصدار التقارير المالية سواء على المستوى الداخلي والخارجي بكل سهولة ويسر.

4. إشعارات لحظية

الخاصية الأخيرة والمميزة في منظومة الفاتورة الإلكترونية، هي قدرة البائع والمشتري على الحصول على إشعارات لحظية مختلفة بمجرد وقوع الحدث المال، وذلك من خلال استلام إشعارات فورية من خلال إحدى الطرق الآتية:

• الرسائل الهاتفية القصيرة SMS
• رسائل البريد الإلكتروني.
• اشعارات الويب.
• تطبيقات هاتفية مخصصة.

والآن بعدما تعرفت على منظومة الفاتورة الإلكترونية وأهميتها وخصائصها بشيء من التفصيل، أتى الوقت الآن لتعمق في خطوات التسجيل فيها، لكن أولًا لنجيب على تساؤل هام:

هل التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية إلزاميًا؟

في الوقت الحالي يعد التسجيل في الفاتورة الإلكترونية إلزاميًا على الشركات التي تم تضمين أسمائها في الشرائح المستهدفة من مراحل تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية فقط، لكن هل هذا يعنى إنك لست ملزمًا معهم؟!

بالطبع لا عزيزي القارئ، فنظام الفاتورة الإلكترونية سيتم تطبيقها على النظام المالي بشكل كلي في القريب العاجل، وهذه الخطوة عاجلًا أم أجلًا ستجد نفسك مجبر على الدخول فيها، لذلك قبل أن تتفاجأ في يوم أن شركتك ضٌمت إلى الشريحة الجديدة المستهدفة، قم بترتيب ورقك من الآن واستعد لتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية كالآتي:

ما هي الأوراق المطلوبة للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

لكي يتم تسجيلك في منظومة الفاتورة الإلكترونية، تحتاج إلى تحضير بعض من الأوراق الرسمية والتي تختلف طبقًا ما إذا كان صاحب المشروع هو من سيقوم بتقديمها (الممول) أو في حالة حضور وكيل بالنيابة عنه أو ما يعرف بـ (المفوض) كالآتي:

• في حالة حضور الممول:

1. أصل بطاقة الرقم القومي أو جواز السفر وكذلك صورهم على أن يكون كلا منهما ساري الإصدار.
2. أصل البطاقة الضريبية وصورتها
3. شهادة التسجيل بالقيمة المضافة وصورتها
4. خطاب تفويض من الشركة للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية على أن يتضمن هذا التفويض كل من:

• رقم تسجيل الشركة
• عنوان الشركة
• البريد الإلكتروني الخاص بالشركة
• رقم هاتف الشركة
• اسم المفوض (المدير المسؤول عن تنظيم الفواتير الإلكترونية بالشركة) باللغة العربية والإنجليزية
• رقم هاتف المفوض
• رقم بطاقة الرقم القومي الخاصة بالمفوض
• البريد الإلكتروني الخاص بالمفوض
• في حالة وجود وكيل

أما في حالة وجود وكيل أو نائب ينوب عن الممول بشكل مباشر، فهنا سيتم إجراء كافة المراحل السابقة مع زيادة إجراء واحد وهو:

5. إضافة صورة من التوكيل الرسمي والاطلاع على الأصل الخاص به، على أن يكون التوكيل ساري العمل به.

الخطوة الأخيرة متعلقة بالمنشآت الفردية أما إذا كانت الشركة تنتمي إلى نوعية شركات الأشخاص، فهنا على الوكيل أن يقدم

• تفويض بنكي أو توكيل رسمي عام
• وجود سجل تجاري حديث لفترة لا تقل عن 3 أشهر
• تحقيق الشخصية الخاص بالمفوض.

أما في حالة شركات المقاصة، فهنا على المفوض أن يقدم لمصلحة الضرائب كل من:

• تصريح مزاولة المهنة.
• كارنية النقابة ساري العمل به.
• بطاقة الرقم القومي

بعد التعرف على الأوراق المطلوبة للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، دعنا الآن ننتقل إلى محطة أخرى من مراحل الانضمام إليها وذلك بمعرفة كافة خطوات التسجيل بداية بعملية تسليم هذه الأوراق، إلى تكامل النظام مع معاملاتك الرقمية والحصول على إخطارات التسجيل.

ماهي خطوات التسجيل على نظام الفاتورة الإلكترونية؟

تتكون مراحل التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية من 7 مراحل، وقد قامت منظومة الضرائب المصرية بشرحها بالتفصيل من خلال الملفات المساعدة التي تقوم بإرفاقها في موقعها الإلكتروني، ونحن هنا نشرحها لك بالطريقة الميسرة كالآتي:

1. تسليم الأوراق المطلوبة للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية

• بعد الانتهاء من الأوراق المطلوبة للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، والتي ناقشناها في النقطة السابقة، على الممول أو المفوض إليه أن يقوم بطلب التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية وذلك من خلال إرسال ايميل رسمي من بريد الشركة إلى مصلحة الضرائب وذلك على العنوان الآتي: eInvoice@eta.gov.eg
• في حالة استيفاء الأوراق لكافة البيانات المطلوبة، يتم إخطار الممول بموعد للحضور إلى المأمورية للتأكد من صحة الأوراق، أما في حالة عدم مطابقتها أو نقص الأوراق، يتم الرد على الرسالة بالبيانات الناقصة وطلب إرسالها في أقرب وقت.
• بعد الحصول على رسالة استيفاء كافة البيانات على الممول أو المفوض له التوجه إلى مأمورية الضرائب الخاضع لها وتقديم أما تفويض معتمد من المؤسسة مرفق بتوقيع بنكي أو صورة من التوكيل الرسمي الصاحب المشروع.
• يقوم الممول أو المفوض بمراجعة كافة الأوراق المطلوبة والتحقق منها في مأمورية الضرائب ثم تقديم الطلب بالحصول على ملف رقمي خاص.
• بعد التأكد من سلامة الأوراق ومطابقتها لما تم إرساله من خلال البريد الإلكتروني، يقوم المخول له في مصلحة الضرائب بإرسال إشعار التسجيل في المنظمة وذلك في مدة لا تتعدى الـ 48 ساعة.

2. إنشاء الملف الرقمي للمؤسسة على نظام الفاتورة الإلكترونية

بعد الحصول على الإخطار الرسمي باستيفاء كافة الشروط والتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية، يقوم الموظف المختص بإنشاء ملف رقمي للشركة في نظام مصلحة الضرائب ومن ثم يقوم بإرسال كافة المعلومات المتعلقة به إلى الممول أو المفوض المسؤول.

بجانب إرسال بيانات الملف الرقمي للمدير المسؤول على نظام الفواتير الإلكترونية في المؤسسة، تقوم مصلحة الضرائب بدورها التوعوي اتجاه المواطنين وذلك في توعية الممول بكافة الخطوات اللاحقة وما يحتاج إليه من كماليات في الأنظمة التي يقوم باستخدامها بالإضافة إلى توفير مجموعة من المرافقات الاسترشادية والتي تساعد في الرد على جميع الأسئلة الشائعة التي قد تخطر على بال الممول أو المفوض المسئول، وذلك بتوفير فيديوهات تعلمية وملفات PDF وورش تعليمية وكذلك ندوات جماعية خاصة.

3. استلام دعوى التسجيل بالبريد الإلكتروني

بعد استيفاء كافة الشروط وقيام موظف الضرائب بإنشاء ملف رقمي للشركة على منظومة الفاتورة الإلكترونية، يتم إرسال دعوة التسجيل من خلال البريد الإلكتروني، وفيها يتم توضيح الرابط الذي يمكن للممول\ المفوض الانتقال به إلى ملفه الخاص، بالإضافة إلى وجود رابط مساعد للإجابة على الأسئلة الشائعة بخصوص عملية التسجيل.

4. الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني

كما ناقشنا سابقًا فإن عملية تسجيل على نظام الفاتورة الإلكترونية تتطلب التكامل مع نظام التوقيع الإلكتروني، ولكي تحصل عليه بسهولة:

• عليك باللجوء إلى واحدة من الشركات التي تتعامل معها منظمة الضرائب المصرية وهي أما المصرية للمقاصة أو إيجيبت تراست.
• يمكنك تقديم الطلب من خلال زيارة الموقع الإلكتروني الآتي: https://www.itida.gov.eg/arabic/Pages/E-Signature.aspx
• لكي تتم عملية التسجيل بنجاح على الممول \ المفوض أن يقدم الأوراق الأتية إلى الشركة المخول إليها إصدار لتوقيع الإلكتروني كالتالي:
• إرسال طلب الحصول على التوقيع الإلكتروني موقعًا من المسؤول المباشر على الشركة أو ممثلها القانوني مع تطابق التوقيع مع التوقيع البنكي للمؤسسة.
• تقديم الممثل القانوني أصول كافة المستندات المطلوبة للاطلاع عليها.
• تقديم صورة من المستخرج الرسمي للسجل التجاري.
• صورة من البطاقة الضريبية
• صورة من عقد الشراكة أو صحيفة الاستثمار.
• بعد تقديم الأوراق السابقة على الممول أن يحرص على توافق كافة الأنظمة التكنولوجية المستخدمة في منشأته مع المتطلبات الفنية المطلوبة لتطبيق التوقيع الإلكتروني، وهي متطلبات توفرها مصلحة الضرائب المصرية بشكل كامل من خلال مجموعة المستندات المرفقة على موقعها الرسمي.
• يتم الحصول على التوقيع الإلكتروني في مدة زمنية سريعة بمجرد استيفاء كافة البيانات المطلوبة.

5. إنشاء الملف الرقمي للمفوض \ المسؤول على النظام

بعد الانتهاء من عملية التسجيل في خاصية التوقيع الإلكتروني، يتمكن الممول \ المفوض من الدخول على الملف الرقمي الخاص به وإكمال البيانات المطلوبة فيه، وهي بيانات تتعلق ب

• كتابة الاسم باللغة الإنجليزية
• رقم بطاقة الرقم القومي
• السجل الضريبي
• رقم الهاتف
• تحديد كلمة المرور

6. إعداد الإخطارات اللحظية

بعد الانتهاء من ملء البيانات السابقة وحفظها، يقوم النظام بإعادة تسجيل دخولك فيه، وذلك بطلب كتابة اسم المستخدم وكلمة المرور مجددًا، وبمجرد أن ينتقل إليه الممول أو المفوض المسؤول يمكنه حينها تخصيص الإعدادات بحيث تتلاءم مع احتياجاته المختلفة.

يمكن إعداد الإخطارات داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية وذلك بزيارة القسم الخاص بملف دافع الضرائب داخل النظام، وبمجرد زياراته ستجد قسم خاص للتنبيهات في أسفل الصفحة، يمكنك منه تخصيص الإخطارات بالطريقة الأنسب لمشروعك ومعاملاتك المالية المختلفة.

7. تطبيق التكامل مع نظام الـ ERP

يتم تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية من خلال نظامين الأول هو الـ  portal  وهو النظام الأفضل للمشاريع الصغيرة والمتوسطة، ونظام أخر تقوم آلية عمله على التكامل مع أنظمة الـ ERP التابعة للشركات الكبرى، وهى أنظمة معمول بها لإدارة وتخطيط موارد المؤسسات الكبرى والربط بين الإدارات وبعضها البعض بكل سهولة ويسر.

تقوم مصلحة الضرائب المصرية بمنح الشركات الكبرى فرصة زمنية لا تتعدى الـ 6 شهور للعمل على نظام الـ portal فيما يتعلق بالعمل على الفاتورة الإلكترونية، بعد تعدى هذه الفترة يجب على المؤسسة أن تنتقل إلى نظام ERP شامل بحيث يتكامل بشكل أفضل في تدقيق وتوثيق الأنشطة المالية للمؤسسة.

يتم التكامل بين نظام الفاتورة الإلكترونية ونظام الـ ERP الخاص بالمؤسسة من خلال إتباع الخطوات الآتية:

• الضغط على خيار بيانات الممول الموجود في أعلى يسار الصفحة الخاصة بالملف الرقمي.
• الضغط على خيار الـ ERP المتاح بجانب ملف المستخدم.
• الضغط على خيار التسجيل ERP الموجود في أقصى يسار الصفحة.
• بعد الضغط على خيار التسجيل سيتم إظهار صندوق حواري جديد بحيث يضم كافة البيانات المطلوب إرفاقها لتسجيل نظام ERP في منظومة الفاتورة الإلكترونية.
• بعد كتابة البيانات المطلوبة والضغط على خيار حفظ، يظهر للمستخدم تبويب أخر خاص بالاسم والأرقام السرية الخاصة بالمستخدم، والذي يجب حينها أن يقوم المستخدم بحفظها في ملف آخر لضمان استرجاعها إذا لا منحك النظام فرصة أخرى لمراجعتها.

بجانب المراحل السابقة، فإن منظومة الفاتورة الإلكترونية تمنحك صلاحيات مختلفة أكثر مرونة فيما يتعلق بإضافة مفوضين أخرين والعمل على تسهيل المعاملات المالية بطريقة أكثر سهولة ويسر.

ى تحديث في المنظومة أو خطأ بشرى غير مقصود، قد يكلفك مسائلة قانونية كبيرة أنت لست حملًا لها، لذلك بعدما جاوبنا سويًا على كل ما يتعلق بالأوراق المطلوبة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية، الخطوة التالية التي يجب عليك اتخاذها هو تعلم كيفية إدارتها كالمحترفين، ولكي تقوم بذلك عليك بدراسة كل ما يتعلق بمنظومة المحاسبة الضريبية والذي يسعدنا أن نقدمه لك من خلال الكورس المتخصص والمقدم على منصتنا الإلكترونية اعمل بيزنس.